Términos de Uso y Condiciones

1. Definición del Servicio

Inbox Factura es una plataforma tecnológica de software como servicio (SaaS) diseñada para la centralización, gestión y visualización de comprobantes electrónicos (XML v4.3 y v4.4) emitidos bajo la normativa del Ministerio de Hacienda de Costa Rica.

El servicio permite al usuario:

• Importar datos: Mediante el reenvío de correos electrónicos a una dirección única personalizada o la carga manual de facturas electrónicas (archivos .xml).
• Procesar información: Extracción automática de datos fiscales (emisor, montos, impuestos, moneda y tipo de cambio).
• Visualizar y analizar: Acceso a dashboards con estimaciones tributarias según el Régimen General o Régimen Simplificado.
• Exportar: Generación de archivos en formato Excel (.xlsx) y CSV con el detalle de los documentos procesados para fines contables.

Inbox Factura no es:

• Un sistema de emisión de facturación electrónica.
• Una entidad de asesoría contable o legal.
• Un reemplazo de los sistemas oficiales de declaración del Ministerio de Hacienda (TRIBU-CR, anteriormente ATV).

2. Identidad del Prestador y Pagos

• Titularidad: El servicio es operado actualmente por una persona física, con la facultad de ceder la operación y derechos a una entidad jurídica en el futuro sin previo aviso, manteniendo la validez de estos términos.
• Métodos de Pago: Se aceptan pagos mediante SINPE Móvil y transferencias bancarias a cuentas en el Banco de Costa Rica (BCR) o BAC Credomatic, a nombre del titular indicado en la página de pago. La activación de créditos o de un plan está sujeta a la validación del comprobante o de la referencia de pago por parte del equipo de Inbox Factura, en horario hábil. Se revisa un pago a la vez; mientras está en revisión, el usuario puede eliminar la transacción. Si un pago no se aprueba, se le indica el motivo.
• Precios y factura electrónica: Los precios publicados incluyen el IVA. Por cada compra aprobada se emite factura electrónica con los datos que el usuario eligió al pagar (Cuenta > Factura Electrónica). Si esos datos están incompletos, la factura se emite cuando el usuario los complete. No hay renovaciones ni cobros automáticos: cada compra la inicia el usuario.
• Paquetes (prepago): Básico, Estándar, Avanzado y Corporativo. Otorgan créditos de importación y, según el paquete, créditos de organización. Los créditos no vencen. La primera compra tiene un descuento publicado que ya viene aplicado en su precio.
• Planes mensuales: Plan 500, Plan 1.000, Plan 2.500 y Plan 5.000. Se pagan por mes o por año e incluyen un cupo mensual de facturas y una cantidad de organizaciones que comparten ese cupo.
  • Orden de consumo: cada factura usa primero el cupo del plan, si la organización está cubierta, y después los créditos de prepago. Mientras el plan esté activo, los paquetes tienen 20% de descuento.
  • Esperar al siguiente mes: el usuario puede elegir que, cuando se acabe el cupo del mes, las facturas esperen el cupo del mes siguiente en lugar de usar los créditos de prepago. Solo aplica cuando el mes siguiente ya está pagado; en el último mes pagado del plan o durante la gracia, las facturas usan el prepago.
  • Cupo no usado: lo que no se usa en un mes pasa al siguiente, hasta un mes de cupo, solo si el plan se renueva antes de su fecha de vencimiento. Se toma la fecha en que el usuario envió el pago, no la de aprobación. Si se renueva después de vencido, el plan continúa pero el mes nuevo empieza con el cupo mensual.
  • Organizaciones cubiertas: las organizaciones propias —la primera de la cuenta y las creadas con un crédito de organización— están siempre cubiertas por el plan y no ocupan ninguno de sus lugares. Las organizaciones del plan, creadas con un lugar libre del plan, se cubren hasta el número de organizaciones del plan: hasta que el usuario confirme la lista, cada una entra con su primera factura, hasta llenar los lugares; una vez confirmada, la lista queda fija hasta el siguiente período. Las facturas de una organización del plan que quede fuera de la lista quedan en espera —con el mismo plazo de 30 días de las facturas sin créditos— y no usan créditos de prepago mientras el plan esté vigente. Esa organización se puede convertir en propia por un crédito de organización, y transferir la administración de una organización del plan también cuesta un crédito de organización y la convierte en propia.
  • Renovación y cambio de plan: renovar el mismo plan suma un período al final del actual. Un plan distinto empieza cuando termina el período pagado; no se cambia a mitad de período.
  • Vencimiento: al vencer, el plan sigue funcionando durante 7 días de gracia sin renovar su cupo. Después, las facturas de todas las organizaciones —propias y del plan— usan créditos de prepago; sin plan ni saldo, las facturas nuevas quedan en espera. Vencer un plan nunca elimina organizaciones, facturas ni reportes: siempre se pueden ver y exportar.
• Programa de referidos: Cada usuario tiene un enlace para recomendar Inbox Factura. La recompensa se otorga una sola vez por persona referida, cuando se aprueba su primera compra: 30 créditos de importación, o, si quien refiere tiene un plan activo, 10% de descuento en su siguiente pago del plan, acumulable hasta 30%. Crear o registrarse con cuentas propias no cuenta como referido, y Inbox Factura puede anular recompensas obtenidas de forma fraudulenta.
• Créditos de Importación: Es la unidad de medida para el procesamiento de archivos. El sistema se reserva el derecho de descontar créditos si la organización recibe volúmenes excesivos de correos no deseados (Spam). El usuario es responsable de utilizar las herramientas de bloqueo de remitentes y regeneración de token de correo para proteger su saldo.

3. Propiedad de las Organizaciones y Disputas

• Validación de Identidad: En caso de que una organización sea registrada por un tercero no autorizado, el legítimo propietario podrá reclamar el control de la misma a través del correo oficial de soporte. Inbox Factura intervendrá y realizará el cambio de administrador tras validar la documentación legal o técnica que demuestre la propiedad del negocio.

4. Ciclo de Vida y Eliminación de Datos (Política de Seguridad)

• Garantía de Cierre Fiscal: Para asegurar que los datos estén disponibles durante un periodo contable completo, las organizaciones que no tengan créditos y permanezcan inactivas serán eliminadas definitivamente tras 18 meses de inactividad.
• Facturas en espera por falta de créditos: Si tu organización se queda sin créditos, las facturas electrónicas que sigan llegando a tu dirección de importación se guardan en espera y no consumen saldo. Las conservamos durante 30 días naturales contados desde el momento en que se agotaron los créditos. Si adquirís un paquete dentro de ese plazo, se procesan automáticamente y aparecen en tu cuenta sin que tengas que reenviar nada.
• Con un plan que se renueva: Si se agotan el cupo del mes y los créditos de prepago, pero el plan tiene otro mes pagado, las facturas en espera entran solas cuando empieza ese mes y usan primero su cupo. Se conservan al menos hasta 7 días después de esa fecha, el buzón no se pausa y no se envían avisos de cobro por correo; el aviso queda en la campana de la aplicación. En el último mes pagado del plan, o durante su gracia, aplican el plazo y los avisos de este apartado.
• Vencimiento del plazo y pausa del buzón: Cumplidos los 30 días sin recarga, las facturas en espera se eliminan de forma definitiva y tu dirección de importación queda en pausa: los correos que lleguen después dejan de recibirse. Tus facturas ya procesadas, tus reportes y tu historial no se ven afectados. Al adquirir créditos, el buzón se reactiva de inmediato.
• Avisos previos: No eliminamos información sin avisarte. Notificamos por correo electrónico al administrador de la organización cuando los créditos se agotan, durante el plazo de espera y al momento de pausar el buzón, indicando en cada mensaje cuántas facturas hay en espera y la fecha exacta en que vencen.

5. Continuidad del Servicio y Cierre de Operaciones

En el evento de que la plataforma cese sus operaciones permanentemente:

• Se realizará la devolución del dinero equivalente a los créditos de importación pendientes de uso y, para los planes, a la parte del período pagado que quede sin utilizar.
• Se otorgará un plazo de 60 días naturales para que los usuarios exporten su información (Excel/CSV). Durante este periodo, no se permitirán nuevas importaciones ni recepción de correos.

6. Privacidad y Seguridad de los Datos

• Naturaleza de los Datos: Inbox Factura procesa dos tipos de información: (a) Datos de registro del usuario (correo, nombre) y (b) Datos contenidos en los comprobantes electrónicos (XML).
• Uso de la Información: Los datos de los XML se utilizan exclusivamente para generar los dashboards de visualización, cálculos estimados de impuestos y reportes de exportación solicitados por el usuario. Inbox Factura no compartirá, venderá ni utilizará esta información para fines distintos a la prestación del servicio.
• Seguridad: El sistema utiliza Supabase Storage con políticas de seguridad privadas para el almacenamiento de comprobantes, asegurando que solo el usuario y los administradores autorizados de su organización puedan acceder a los archivos.
• Dónde se guarda la información y quién la procesa: Inbox Factura se apoya en cuatro proveedores de infraestructura, que procesan la información únicamente para prestar ese servicio y nunca para fines propios:
  • Supabase — base de datos y archivos (los comprobantes electrónicos y los comprobantes de pago). Los datos se alojan en Oregon, Estados Unidos.
  • Vercel — servidores donde se ejecuta la aplicación, en Estados Unidos.
  • Postmark — recepción de los correos con facturas y envío de los correos del servicio, en Estados Unidos.
  • Cloudflare — canaliza los correos entrantes hacia el almacenamiento sin abrirlos ni guardarlos, y protege los formularios de registro e inicio de sesión contra usos automatizados, para lo cual procesa la dirección IP de quien los envía. Opera desde su red global.

  Las conexiones viajan cifradas (TLS) y el almacenamiento está cifrado en reposo. Se mantienen copias de respaldo de la información, sujetas a las mismas condiciones de confidencialidad. Al aceptar estos términos, el usuario consiente que su información se almacene y procese fuera de Costa Rica en las condiciones aquí descritas.

• Acceso de soporte: El equipo de Inbox Factura puede ingresar a una organización únicamente para atender una solicitud de soporte o resolver un problema técnico. Cada acción queda registrada en Organización > Registro de actividad, identificada como «Soporte de Inbox Factura», donde el administrador puede consultarla.
• Métodos de Acceso: El ingreso a la plataforma puede realizarse con correo y contraseña o mediante la cuenta de Google del usuario. Al usar Google, se recibe únicamente el correo electrónico y el nombre asociados a esa cuenta, con el fin de identificar al usuario. Los métodos de acceso vinculados pueden consultarse y administrarse desde Cuenta > Seguridad.
• Datos de facturación y comprobantes de pago: Los datos de factura electrónica (nombre, identificación, correo, actividad y dirección) y los comprobantes de pago se usan únicamente para verificar los pagos y emitir las facturas. Los comprobantes se guardan en almacenamiento privado; si el usuario elimina una transacción en revisión, su comprobante se elimina también.
• Cookies y almacenamiento en el navegador: El sitio guarda cuatro clases de cosas en el equipo de quien lo visita. Ninguna de ellas guarda el contenido de las facturas.
  • Necesarias — mantienen la sesión iniciada, recuerdan cuál organización está abierta y verifican que quien entra no sea un programa automatizado. Sin ellas el servicio no funciona.
  • Preferencias — las columnas elegidas en la tabla, el período que se está viendo, las respuestas de la calculadora. Quedan únicamente en el equipo de la persona y no se envían a ningún lado.
  • Atribución — la cookie del enlace de referido, descrita abajo, y otra que recuerda durante 90 días de dónde llegó la visita: un buscador, un anuncio, un asistente de inteligencia artificial o un enlace. Si la persona crea su cuenta, ese origen queda anotado en ella para saber qué canales funcionan. Es propia del sitio: no se envía a Google, a Meta ni a nadie más.
  • Medición y publicidad — Google Tag Manager y el píxel de Meta (Facebook), que registran la visita para saber de dónde llegan las personas y mostrar anuncios. Envían datos de navegación y la dirección IP a Google y a Meta, en Estados Unidos. Se cargan solo en las páginas públicas: la página de inicio, el blog, la calculadora de planes y la pantalla de bienvenida posterior al registro. No se cargan dentro del sistema: ni en el panel, ni en la pantalla de pago, ni al iniciar sesión o registrarse.

  Las de medición y publicidad se pueden bloquear desde el navegador o con una extensión, sin que eso afecte el uso del servicio.

• Enlace de referido: Quien entra por un enlace de referido recibe una cookie que guarda el código durante 60 días, solo para acreditar la recomendación si crea su organización.
• Calculadora de planes: Las respuestas de la calculadora (cantidad de empresas, volumen de facturas y temporada) se guardan sin datos personales para entender qué necesitan nuestros clientes. Si la persona decide dejar un correo o un número de WhatsApp y marca su consentimiento, se usan únicamente para contactarla sobre esa recomendación; no se comparten ni se usan para otros envíos. Puede pedir que se borren escribiendo a los contactos de soporte.
• Acceso, corrección y eliminación: Cualquier persona o empresa cuyos datos estén en el sistema puede solicitar, escribiendo a info@inboxfactura.com, una copia de esa información, su corrección o su eliminación definitiva. La solicitud se atiende dentro de los plazos que establece la legislación costarricense. La eliminación se confirma por escrito e incluye las copias de respaldo en el siguiente ciclo de respaldo.
• Incidentes de seguridad: Si ocurriera un acceso no autorizado que afecte la información de una organización, se le comunicará al administrador de esa organización sin demora indebida, indicando qué se vio afectado y qué medidas se tomaron.
• Responsabilidad del Usuario: Es responsabilidad del usuario mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y gestionar correctamente los permisos de los miembros (Administrador, Contador, Empleado) que invite a su organización.

7. Disposiciones Finales

• Modificaciones: Estos términos pueden ser actualizados para reflejar cambios del servicio o cambios técnicos o legales en la normativa de Hacienda CR. Cuando cambien, se notificará por correo electrónico a los usuarios, indicando la fecha desde la que rigen y un resumen de los cambios. El uso continuo del sistema tras una actualización implica la aceptación de los nuevos términos.
• Jurisdicción: Cualquier disputa relacionada con el uso de Inbox Factura será resuelta bajo las leyes de la República de Costa Rica.