Términos de Uso y Condiciones

1. Definición del Servicio

Inbox Factura es una plataforma tecnológica de software como servicio (SaaS) diseñada para la centralización, gestión y visualización de comprobantes electrónicos (XML v4.3 y v4.4) emitidos bajo la normativa del Ministerio de Hacienda de Costa Rica.

El servicio permite al usuario:

Importar datos: Mediante el reenvío de correos electrónicos a una dirección única personalizada o la carga manual de archivos XML.
Procesar información: Extracción automática de datos fiscales (emisor, montos, impuestos, moneda y tipo de cambio).
Visualizar y analizar: Acceso a dashboards con estimaciones tributarias según el Régimen General o Régimen Simplificado.
Exportar: Generación de archivos en formato Excel (.xlsx) y CSV con el detalle de los documentos procesados para fines contables.

Inbox Factura no es:

Un sistema de emisión de facturación electrónica.
Una entidad de asesoría contable o legal.
Un reemplazo de los sistemas oficiales de declaración del Ministerio de Hacienda (ATV).

Limitación de Responsabilidad

Naturaleza del Software: Inbox Factura es una herramienta automatizada de lectura y organización de datos XML. El usuario acepta que el software se entrega “tal cual” (as is) y “según disponibilidad”.
No Asesoría: El uso de esta plataforma no constituye asesoría contable, tributaria ni financiera. Inbox Factura no es un contador ni representa al Ministerio de Hacienda.
Responsabilidad del Usuario: La exactitud de las declaraciones de impuestos y el cumplimiento de las obligaciones legales en Costa Rica son responsabilidad exclusiva del usuario. Es obligación del usuario verificar que los datos exportados (Excel/CSV) coincidan con su realidad contable antes de utilizarlos en plataformas oficiales como ATV.
Daños y Perjuicios: Inbox Factura no será responsable por multas, intereses, recargos o sanciones impuestas por autoridades tributarias derivadas de errores en la carga de datos, omisiones del usuario o fallos técnicos temporales en el procesamiento.
Cambios Normativos: Hacienda Costa Rica actualiza sus esquemas (v4.3, v4.4, etc.) y tramos de renta frecuentemente. Inbox Factura se esfuerza por actualizar sus algoritmos, pero no garantiza la actualización inmediata ante cambios imprevistos en la legislación.

2. Identidad del Prestador y Pagos

Titularidad: El servicio es operado actualmente por una persona física, con la facultad de ceder la operación y derechos a una entidad jurídica en el futuro sin previo aviso, manteniendo la validez de estos términos.
Métodos de Pago: Se aceptan pagos mediante SINPE Móvil y transferencias bancarias a cuentas en el Banco de Costa Rica (BCR) o BAC Credomatic. La activación de créditos está sujeta a la validación del comprobante de pago por parte del equipo de Inbox Factura.
Créditos de Importación: Es la unidad de medida para el procesamiento de archivos. El sistema se reserva el derecho de descontar créditos si la organización recibe volúmenes excesivos de correos no deseados (Spam). El usuario es responsable de utilizar las herramientas de bloqueo de remitentes y regeneración de token de correo para proteger su saldo.

3. Propiedad de las Organizaciones y Disputas

Validación de Identidad: En caso de que una organización sea registrada por un tercero no autorizado, el legítimo propietario podrá reclamar el control de la misma a través del correo oficial de soporte. Inbox Factura intervendrá y realizará el cambio de administrador tras validar la documentación legal o técnica que demuestre la propiedad del negocio.

4. Ciclo de Vida y Eliminación de Datos (Política de Seguridad)

Garantía de Cierre Fiscal: Para asegurar que los datos estén disponibles durante un periodo contable completo, las organizaciones que no tengan créditos y permanezcan inactivas serán eliminadas definitivamente tras 18 meses de inactividad.
Exceso de Plazo sin Créditos: Si una organización permanece más de 7 días sin saldo, los correos nuevos recibidos no serán procesados ni almacenados.

5. Continuidad del Servicio y Cierre de Operaciones

En el evento de que la plataforma cese sus operaciones permanentemente:

Se realizará la devolución del dinero equivalente a los créditos de importación pendientes de uso.
Se otorgará un plazo de 60 días naturales para que los usuarios exporten su información (Excel/CSV). Durante este periodo, no se permitirán nuevas importaciones ni recepción de correos.

6. Privacidad y Seguridad de los Datos

Naturaleza de los Datos: Inbox Factura procesa dos tipos de información: (a) Datos de registro del usuario (correo, nombre) y (b) Datos contenidos en los comprobantes electrónicos (XML).
Uso de la Información: Los datos de los XML se utilizan exclusivamente para generar los dashboards de visualización, cálculos estimados de impuestos y reportes de exportación solicitados por el usuario. Inbox Factura no compartirá, venderá ni utilizará esta información para fines distintos a la prestación del servicio.
Seguridad: El sistema utiliza Supabase Storage con políticas de seguridad privadas para el almacenamiento de comprobantes, asegurando que solo el usuario y los administradores autorizados de su organización puedan acceder a los archivos.
Responsabilidad del Usuario: Es responsabilidad del usuario mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y gestionar correctamente los permisos de los miembros (Administrador, Contador, Empleado) que invite a su organización.

7. Disposiciones Finales

Modificaciones: Estos términos pueden ser actualizados para reflejar cambios técnicos o legales en la normativa de Hacienda CR. Los cambios serán notificados por correo electrónico con al menos 15 días de anticipación. El uso continuo del sistema tras una actualización implica la aceptación de los nuevos términos.
Jurisdicción: Cualquier disputa relacionada con el uso de Inbox Factura será resuelta bajo las leyes de la República de Costa Rica.