Cómo leer el XML de una factura de Hacienda
Qué dice cada parte del XML de una factura electrónica: la clave de 50 dígitos, el consecutivo, los totales y la respuesta de Hacienda que llega aparte.
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Con cada factura electrónica suelen llegar tres archivos: un PDF, un XML con el comprobante y otro XML con la respuesta de Hacienda. El PDF es lo que se lee cómodo, pero el documento que vale ante Hacienda es el XML del comprobante: el PDF es solo una forma de mostrarlo.
Un XML se puede abrir con el navegador o con cualquier editor de texto. Esta guía explica qué es cada parte, cómo leer la clave de 50 dígitos y el consecutivo, y cómo distinguir el comprobante de la respuesta de Hacienda.
Los tres archivos que llegan con una factura
- El comprobante. Su primera etiqueta dice qué es:
FacturaElectronica,TiqueteElectronico,NotaCreditoElectronicay así. Es el que hay que guardar y el que lleva los montos. Los tipos están explicados en la guía de comprobantes. - La respuesta de Hacienda, que empieza con
MensajeHacienda. Dice si Hacienda aceptó o rechazó ese comprobante. No es otra factura: contarla como una duplica la compra. - El PDF, la representación gráfica. Sirve para leer, no para declarar ni para importar.
Las partes del comprobante
Un comprobante tiene siempre el mismo orden. Estas son las partes que importan:
| Etiqueta | Qué dice |
|---|---|
Clave | El identificador único de 50 dígitos (ver abajo) |
NumeroConsecutivo | El número de la factura dentro del sistema de quien la emite, de 20 dígitos |
FechaEmision | Fecha y hora en que se emitió, con su zona horaria |
Emisor | Quién vende: nombre, identificación, dirección y correo |
Receptor | Quién compra. En un tiquete puede faltar o venir sin identificación |
CondicionVenta | Contado, crédito y otras, con su código |
DetalleServicio | Una LineaDetalle por producto o servicio, con su código CABYS, cantidad, precio e impuestos |
ResumenFactura | Los totales: moneda y tipo de cambio, total del impuesto y TotalComprobante |
Signature | La firma digital de quien emite. Es lo que vuelve oficial al documento |
Para declarar, casi todo sale del final: el ResumenFactura. Ahí están la moneda (CodigoTipoMoneda, con el TipoCambio si no es en colones), el impuesto total y el total del comprobante. El desglose del IVA por tarifa vive en cada línea, y desde la versión 4.4 también resumido al final — los cambios están en qué cambió con la 4.4.
La clave de 50 dígitos
La Clave no es un número al azar: se lee por tramos, y con ella se busca un comprobante en Hacienda. Por ejemplo:
50614102600310100000000100001010000000123100000001
| Dígitos | Qué es | En el ejemplo |
|---|---|---|
| 1 a 3 | Código del país | 506 (Costa Rica) |
| 4 a 9 | Fecha de emisión, día-mes-año | 141026 (14 de octubre de 2026) |
| 10 a 21 | Identificación de quien emite, con ceros a la izquierda hasta 12 | 003101000000 (una cédula jurídica de ejemplo) |
| 22 a 41 | El número consecutivo completo | 00100001010000000123 |
| 42 | Situación: 1 normal, 2 contingencia, 3 sin internet | 1 |
| 43 a 50 | Código de seguridad que genera el sistema de quien emite | 00000001 |
Para qué sirve leerla
Sin abrir nada más, la clave dice de qué fecha es la factura y quién la emitió. Si la identificación de los dígitos 10 a 21 no coincide con la cédula del emisor que dice la factura, algo está mal.
El número consecutivo
Los 20 dígitos del NumeroConsecutivo también se leen por tramos. En el ejemplo 00100001010000000123:
001— el establecimiento: 001 es la casa matriz, 002 en adelante las sucursales.00001— la terminal o punto de venta.01— el tipo de documento:01factura,02nota de débito,03nota de crédito,04tiquete,08factura de compra,09factura de exportación. Del05al07son los mensajes con que el receptor acepta o rechaza un comprobante.0000000123— el número de la factura.
Por eso dos proveedores pueden tener una factura con el mismo número final: lo que la hace única es el consecutivo completo junto con quien la emite.
Aceptar, rechazar y consultar
Leer un XML no es aceptarlo. La aceptación o el rechazo de una factura recibida es un mensaje que se envía a Hacienda desde un sistema de facturación, con tu firma, y la respuesta de Hacienda a ese mensaje llega como otro MensajeHacienda. Si necesitás aceptar o rechazar comprobantes, eso se hace en tu sistema de facturación.
Para verificar que una factura existe y está aceptada, lo que se usa es la clave de 50 dígitos: es el dato con el que se busca un comprobante en Hacienda.
Cuando son decenas de archivos
Abrir un XML para revisar una factura está bien. Abrir cien para sacar los totales del mes es justo el trabajo que no debería hacer una persona: hay que separar los comprobantes de las respuestas de Hacienda, restar las notas de crédito, convertir las monedas y no contar dos veces la misma factura.
Inbox Factura lee los XML que llegan por correo o que subís a mano, descarta las respuestas de Hacienda, reconoce las facturas repetidas y te deja los totales del período listos. Si lo que necesitás es una hoja de cálculo, está explicado en cómo pasar las facturas a Excel.
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