Pasar facturas electrónicas (XML) de Hacienda a Excel

Todos los meses se repite la misma escena: el contador pide las facturas del período y el cliente le manda una carpeta con archivos XML sueltos, o peor, reenvía cincuenta correos. El contador entonces dedica horas a convertir eso en una hoja de cálculo para poder trabajar.

Es tiempo que se paga —directa o indirectamente— y que no aporta nada. Esta guía explica cómo pasar las facturas electrónicas de Hacienda a Excel: qué debería contener un buen archivo para el contador y cómo generarlo sin transcribir a mano.

Por qué un XML no le sirve directamente

El XML es el formato oficial del comprobante electrónico y contiene toda la información, pero está pensado para que lo lea un sistema, no una persona. Un contador que recibe cien XML no puede sumarlos, filtrarlos ni cruzarlos sin convertirlos antes a una tabla.

Lo que necesita es una fila por factura y una columna por dato, en un archivo que pueda abrir en Excel, ordenar, filtrar y totalizar.

Qué columnas debería tener el archivo

Un archivo útil no es solo "fecha y monto". Para poder armar las declaraciones y responder consultas, el contador necesita:

Identificación del comprobante

Emisor y receptor

Ambos, no solo uno: la misma factura es compra o venta según de qué lado esté tu cédula, y para conciliar con proveedores y clientes hace falta su identificación, no solo el nombre (el mismo proveedor lo escribe de tres formas). Estas columnas no arman el informe 270: ese reporta justamente lo que llegó sin comprobante electrónico, que no está en ningún XML.

Montos y moneda

Deducibilidad (Régimen General)

Cuando una compra es de uso mixto, no se toma el 100% del IVA como crédito fiscal. Si el archivo trae el porcentaje aplicado y el monto ya ajustado — DeducibilidadPct, IVADeducibleCRC, TotalDeducibleCRC— el criterio queda documentado y no hay que recalcularlo. El detalle está en la guía del D-104.

Excel o CSV

XLSX conserva formato y tipos de dato; es lo más cómodo para trabajar directamente. CSV es más liviano y se importa mejor a sistemas contables.

Hacerlo a mano: por qué falla

El proceso manual, mes a mes, es:

1. Descargar los XML del correo, uno por uno.
2. Abrir cada uno y ubicar los campos.
3. Transcribir a una hoja de cálculo.
4. Convertir monedas manualmente.
5. Marcar cuáles son notas de crédito para restarlas.
6. Revisar que no haya duplicados.

Con cincuenta facturas es media jornada, y cada transcripción es una oportunidad de error en un número de cédula o un monto. Además hay que filtrar los archivos MensajeHacienda, que no son comprobantes sino respuestas de Hacienda, y que contados por error duplican operaciones inexistentes. Los detalles de cada tipo están en la guía de comprobantes.

Generarlo automáticamente

Los datos ya están estructurados dentro de cada XML. Extraerlos y volcarlos a una tabla es exactamente el tipo de tarea que no debería hacer una persona.

Inbox Factura recibe tus comprobantes por correo, los procesa automáticamente y exporta el período completo a Excel o CSV con todas las columnas de arriba: emisor y receptor con sus identificaciones, montos en moneda original y en colones, tipo de cambio, deducibilidad y tipo de comprobante. Los filtros que apliques en pantalla se respetan en el archivo exportado, así que podés mandarle a tu contador exactamente el subconjunto que necesita.

El último tramo de este recorrido muestra el archivo que sale: la hoja de resumen, el detalle mes por mes y los filtros que se respetan al exportar.