D-104 (ahora 150): cómo declarar el IVA en Costa Rica

El D-104 es la declaración mensual del Impuesto al Valor Agregado (IVA) que presentan los contribuyentes del Régimen General en Costa Rica. En ella le reportás a Hacienda cuánto IVA cobraste en tus ventas, cuánto pagaste en tus compras, y la diferencia entre ambos: lo que te toca pagar o el saldo que arrastrás a favor.

Es una de las obligaciones más frecuentes y, por lo mismo, donde más se acumulan errores cuando las facturas se llevan a mano. Esta guía cubre quién debe presentarla, cuándo, cómo se calcula y de dónde salen exactamente los números.

¿Quién tiene que presentar el D-104?

Todos los contribuyentes inscritos en el Régimen General, sean personas físicas o jurídicas. Si estás en Régimen Simplificado no presentás D-104: te corresponde el D-105, que es trimestral y funciona con una lógica distinta.

¿Cuándo se presenta?

El D-104 es mensual y vence el día 15 del mes siguiente al período que estás declarando. La declaración de enero se presenta a más tardar el 15 de febrero, la de febrero el 15 de marzo, y así sucesivamente.

Cómo se calcula el IVA a pagar

La fórmula base es simple. Lo que la complica en la práctica son los detalles:

Débito fiscal

Es el IVA que cobraste en tus ventas. Sale de la suma del impuesto de todas las facturas que emitiste en el período: tus Facturas Electrónicas (FE), Tiquetes Electrónicos (TE) y demás comprobantes de venta.

Crédito fiscal

Es el IVA que pagaste en tus compras y que tenés derecho a descontar. Sale de las facturas que te emitieron tus proveedores.

Acá está la parte que más se equivoca: no todo el IVA de tus compras es automáticamente crédito fiscal. Solo lo es en la medida en que la compra esté vinculada a tu actividad generadora de ingresos gravados.

Prorrata: cuando una compra es deducible solo en parte

Si una compra sirve tanto para tu actividad gravada como para uso personal o para actividad exenta, no podés tomarte el 100% del IVA como crédito. Tenés que aplicar un porcentaje de deducibilidad.

Ejemplos típicos donde esto aplica:

• El recibo de electricidad de un local que también es casa de habitación.
• Un vehículo que se usa para la empresa y también para asuntos personales.
• Servicios generales de una empresa que vende productos gravados y exentos a la vez.

En esos casos definís el porcentaje que corresponde a la actividad gravada y aplicás ese porcentaje al IVA de la factura. Si una factura trae ₡13.000 de IVA y la compra es 60% empresarial, tu crédito fiscal por esa factura es ₡7.800, no ₡13.000.

No todo el IVA es 13%

La tarifa general es del 13%, pero la legislación contempla tarifas reducidas para ciertos bienes y servicios, además de operaciones exentas y no sujetas. Cada línea de detalle de un comprobante electrónico lleva su propio código de tarifa.

Esto importa porque el D-104 pide el desglose por tarifa, no un total único. Si sumás todo junto sin separar por tarifa, los montos no van a calzar con lo que el formulario espera.

Notas de crédito: restan, no suman

Una Nota de Crédito Electrónica (NC) corrige hacia abajo un comprobante anterior — una devolución, un descuento posterior, una anulación parcial. Sus montos se restan del período.

Es un error común sumarlas como si fueran una factura más, lo que infla tanto el débito como el crédito. La Nota de Débito (ND) funciona al revés: incrementa el comprobante original y suma normal.

De dónde salen los números

Cada comprobante electrónico que emitís o recibís es un archivo XML con la estructura que define Hacienda. Ahí viene todo lo que necesitás: FechaEmision, TotalImpuesto, TotalComprobante, el desglose por línea con su CodigoTarifa, y los datos del emisor y receptor.

El trabajo manual, mes a mes, se ve así:

1. Juntar todos los XML del período, de ventas y de compras.
2. Descartar los que no corresponden (mensajes de respuesta de Hacienda, duplicados).
3. Separar ventas de compras.
4. Agrupar por tarifa de IVA.
5. Aplicar el porcentaje de deducibilidad donde corresponda.
6. Restar las notas de crédito.
7. Convertir a colones lo que esté en otra moneda, al tipo de cambio del comprobante.
8. Sumar y trasladar los totales al formulario.

Es un proceso mecánico y repetitivo, y por eso mismo propenso a errores: una factura que se traspapeló en el correo, un tipo de cambio mal aplicado, una nota de crédito sumada en vez de restada.

Errores frecuentes

• Facturas que nunca llegaron al conteo. Quedaron en un correo que no se revisó. El IVA de esa compra se pierde como crédito fiscal.
• Tomar el 100% del crédito en compras de uso mixto. Sin aplicar prorrata.
• Sumar las notas de crédito. Deben restarse.
• Mezclar monedas. Una factura en dólares se convierte al tipo de cambio que viene en el propio comprobante, no al del día en que declarás.
• Incluir gastos personales. No generan crédito fiscal.
• Dar por hecho que el 270 sale del mismo trabajo. Vence el 25 y cubre justamente lo que no tiene comprobante electrónico.

Un detalle del formato de los montos

Al digitar los montos en el portal, el formato costarricense usa punto como separador de miles y coma para los decimales: 9.075,40. Copiar un número con el formato equivocado (por ejemplo 9075.40, o con espacios como separador) es una fuente silenciosa de rechazos y de montos mal registrados.

Automatizar el proceso

Todo lo anterior es determinístico: los datos ya están en los XML, y las reglas de cálculo no cambian mes a mes. Es exactamente el tipo de trabajo que conviene no hacer a mano.

Inbox Factura recibe tus comprobantes por correo automáticamente, los clasifica entre ventas y compras, separa el IVA por tarifa, aplica el porcentaje de deducibilidad que definás por factura, resta las notas de crédito y convierte las monedas extranjeras usando el tipo de cambio de cada comprobante. El resultado es el total del período listo para copiar, ya con el formato que espera el portal.