Cómo llevar las facturas de varias empresas sin digitar

Llevar la contabilidad de una empresa ya implica perseguir facturas. Llevar la de diez —como contador, como administrador de un grupo de empresas o como quien ayuda a la familia con sus negocios— multiplica el problema: cada empresa recibe sus facturas en un correo distinto, cada cliente las manda cuando se acuerda, y a fin de mes alguien termina tecleando totales en una hoja de cálculo por empresa.

Esta guía explica cómo organizar las facturas electrónicas de varias empresas para que lleguen solas, queden separadas y salgan juntas, sin pedirle a nadie su llave criptográfica.

Cada empresa en su propio buzón

El error más común es juntar todo en un solo lugar y separar después. Con facturas electrónicas eso no hace falta: cada comprobante dice a quién se le facturó, así que lo práctico es darle a cada empresa su propia dirección de recepción y que sus facturas entren ahí desde el principio.

En Inbox Factura cada empresa es una organización aparte, con su dirección de correo, sus facturas, su tablero de impuestos y sus usuarios. Desde la misma cuenta se pasa de una a otra, y lo que pasa en una no toca a las demás.

Dónde se configura el reenvío

La regla de reenvío vive en el buzón donde hoy llegan las facturas de cada empresa. Hay dos casos:

• Las facturas llegan al correo de la empresa. La regla se crea ahí, una vez, y reenvía los correos de los proveedores a la dirección de esa organización. Si la empresa es de un cliente, la crea el cliente o alguien con acceso a su correo.
• El cliente ya te las manda a vos. Entonces la regla puede vivir en tu buzón, filtrando por remitente o por la dirección a la que el cliente te escribe, y reenviando a la organización que corresponde.

El paso a paso en Gmail y Outlook está en cómo procesar las facturas desde el correo. Para traer los meses anteriores, los correos viejos se pueden reenviar de a 50 como adjuntos: está explicado en reenviar varias facturas de una vez.

En qué orden arrancar

Configurar diez buzones el mismo día es la forma más segura de dejar la mitad a medias. Funciona mejor por tandas:

1. Empezá por las dos o tres empresas que más facturas reciben: son las que más horas de digitación ahorran.
2. Esperá un mes completo y revisá que todo entre: es la prueba de que las reglas sirven.
3. Sumá las siguientes cuando las primeras ya reenvían solas.

Sin la llave criptográfica de nadie

Para recibir y ordenar facturas no hace falta la llave criptográfica ni la contraseña de Hacienda de ninguna empresa: las facturas llegan por correo, no se descargan de Hacienda. Para quien lleva varias empresas eso cambia mucho, porque no tiene que custodiar las llaves de sus clientes ni responder por ellas.

La llave solo hace falta para firmar lo que cada empresa emite, y eso sigue en su sistema de facturación. Cuándo tiene sentido darla y cuándo no está en la guía de la llave criptográfica.

Quién ve qué

Cada organización tiene sus propios usuarios, con tres roles: administrador, Editor/Contador y empleado. Con el rol Editor/Contador se ven las facturas y los tableros y se exporta; un empleado puede ver y cargar facturas pero no exporta. Así el cliente puede ver lo suyo sin ver lo de los demás, y quien trabaja en tu oficina puede ayudar con la carga sin sacar archivos.

El cierre de mes de todas juntas

Con las facturas separadas por empresa, el cierre deja de ser una hoja por cliente. Cada tablero arma los totales del período según el régimen —el D-104 mensual en el General, el D-105 trimestral en el Simplificado— y la exportación saca todas las empresas en un solo Excel, una hoja por empresa y una de resumen al principio, o un archivo por empresa si cada sistema contable lo pide por separado. Cómo armar ese archivo está en cómo pasar las facturas a Excel.

Cuánto cuesta llevar varias

Hay dos formas de pagar, y cuál conviene depende de cuántas facturas suman todas las empresas juntas, no de cuántas empresas son:

• Paquetes: un saldo de facturas que no vence y sirve para todas las empresas que administrás. Conviene con pocas facturas al mes o con meses muy desparejos.
• Plan mensual: un precio fijo con un cupo de facturas al mes que comparten todas las empresas del plan. Conviene cuando el volumen es alto y parejo.

La calculadora hace la cuenta con tres preguntas, y los precios están en la página de inicio.