Llave criptográfica de Hacienda: cuándo darla y cuándo no

Tarde o temprano alguien te la pide: un sistema de facturación, una aplicación, a veces tu propio contador. "Mandame la llave criptográfica y el PIN". Antes de mandarla conviene saber qué es, para qué sirve de verdad y qué puede hacer con ella quien la tenga.

Qué es la llave criptográfica

Es un archivo (.p12) que Hacienda genera para cada contribuyente, protegido con un PIN. Sirve para firmar digitalmente los documentos que salen a tu nombre: con esa firma Hacienda sabe que un comprobante electrónico lo emitiste vos y que nadie lo alteró en el camino.

Dicho de otra forma: la llave más el PIN equivalen a tu firma. Quien tenga los dos puede generar documentos que para Hacienda salen de tu empresa.

Para qué se usa

• Emitir comprobantes electrónicos. Facturas, tiquetes, notas de crédito y débito, facturas de compra. Todo lo que vos generás lleva tu firma. Por eso tu sistema de facturación sí necesita la llave: es la herramienta con la que firmás.
• Responder a Hacienda sobre un comprobante recibido. Si tu empresa acostumbra enviar la aceptación o el rechazo de los comprobantes que le llegan, ese mensaje también se firma, y se hace desde tu sistema de facturación.

Para recibir y organizar facturas no hace falta

Cuando un proveedor te factura, la firma ya la puso él. Su sistema te manda por correo el XML del comprobante, normalmente con el PDF y la respuesta de Hacienda. Todo lo que hace falta para leer esa factura, guardarla, sumarla en tu D-104 o tu D-105 y pasársela a tu contador está en esos archivos.

Leer no requiere firmar. Una herramienta que solo recibe, ordena y exporta tus facturas no tiene por qué pedirte la llave.

Qué riesgo corrés al compartirla

• Documentos a tu nombre. Con la llave y el PIN se pueden emitir comprobantes que Hacienda atribuye a tu empresa, y esos comprobantes afectan tus declaraciones.
• Copias que no controlás. Un archivo que se mandó por correo o se subió a un servicio puede quedar guardado en lugares que ya no ves: bandejas de entrada, equipos de terceros, respaldos.
• Responsabilidad para quien la recibe. Un contador que junta las llaves de todos sus clientes se vuelve responsable de custodiarlas. Si algo pasa con una, la primera pregunta va a ser quién la tenía.

Cómo cuidarla

• Tratá la llave y el PIN como la clave de tu banca en línea: nunca juntos en el mismo correo o mensaje.
• Entregala solo al sistema con el que emitís, y a nadie más.
• Si la compartiste con un servicio que ya no usás, generá una llave nueva en el portal de Hacienda. Una llave nueva reemplaza a la anterior, así que después actualizala en tu sistema de facturación o vas a dejar de poder emitir.

Si sos contador

No necesitás las llaves de tus clientes para tener sus facturas recibidas al día. Basta con que los correos de sus proveedores lleguen a un lugar donde los puedas ver: cada cliente con su propia dirección de recepción, y un filtro de correo que los reenvíe solos. Tampoco importa con qué sistema factura cada cliente: si el comprobante llega por correo, entra.