Cédula física, jurídica, DIMEX y NITE: cuál es cuál
Los seis tipos de identificación que usan los comprobantes electrónicos, en qué se diferencian DIMEX y NITE, y por qué el cero inicial del código no es decorativo.
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Todo comprobante electrónico identifica a quien lo emite y —cuando corresponde— a quien lo recibe, con dos datos: un código de tipo y un número. Parecen un detalle de formulario, pero son la llave con la que Hacienda cruza información entre contribuyentes.
Esta guía explica los seis tipos vigentes, cuándo aplica cada uno, y un detalle de formato que arruina más declaraciones de lo que uno esperaría.
Los seis tipos
| Código | Tipo | Formato | Quién lo usa |
|---|---|---|---|
01 | Cédula física | 9 dígitos | Personas costarricenses |
02 | Cédula jurídica | 10 dígitos | Sociedades y entidades |
03 | DIMEX | 11 o 12 dígitos | Extranjeros residentes |
04 | NITE | 10 dígitos | Asignado por Hacienda |
05 | Extranjero no domiciliado | Hasta 20 caracteres | Receptores en el exterior |
06 | No contribuyente | Hasta 20 caracteres | Sin obligación tributaria |
Cédula física y jurídica: la distinción de fondo
Es la diferencia más importante y la que define casi todo lo demás en tu relación con Hacienda.
- Cédula física (01) — una persona. Si trabajás por cuenta propia sin haber constituido una sociedad, facturás con tu cédula personal.
- Cédula jurídica (02) — una sociedad anónima, una S.R.L., una asociación. Es una entidad con existencia legal propia, separada de sus dueños.
La distinción determina qué declaración de renta te corresponde: el D-101 es para personas físicas y el D-102 para jurídicas. También cambia la responsabilidad patrimonial, aunque eso ya es terreno legal más que tributario.
El término correcto
"Persona física" y "persona jurídica" son los términos que usa Hacienda. Ambas son contribuyentes — esa es la palabra que las engloba.
DIMEX y NITE: los que más se confunden
DIMEX (03)
Documento de Identidad Migratorio para Extranjeros. Lo tiene una persona extranjera con estatus migratorio regular en Costa Rica —residencia, permiso de trabajo— y funciona como su identificación para todo efecto, incluido el tributario.
Es de una persona, y lo distingue su largo: 11 o 12 dígitos, más que una cédula física.
NITE (04)
Número de Identificación Tributaria Especial. Lo asigna Hacienda a quien necesita identificarse ante el fisco pero no encaja en las categorías anteriores.
La confusión con la cédula jurídica es entendible: ambos tienen 10 dígitos. La diferencia está en el origen — la cédula jurídica la asigna el Registro Nacional al constituirse la entidad; el NITE lo asigna Hacienda directamente para efectos tributarios.
Cómo saber cuál te corresponde
No es algo que elijas: viene determinado por tu situación. Si tenés dudas sobre cuál figura en tu inscripción, verificalo en el portal de Hacienda con tu número — usar el código equivocado en un comprobante genera un descalce en el cruce de información.
Los tipos 05 y 06: incorporados en la v4.4
La versión 4.4 del formato agregó dos categorías que la 4.3 no contemplaba:
- Extranjero no domiciliado (05) — para receptores fuera de Costa Rica. Aparece típicamente en facturas de exportación, donde el comprador no tiene identificación costarricense.
- No contribuyente (06) — para quien no tiene obligaciones tributarias en el país.
A diferencia de los cuatro primeros, estos admiten hasta 20 caracteres y no son necesariamente numéricos: pueden incluir letras y guiones, según el documento del país de origen.
El detalle que rompe declaraciones: el cero inicial
Los códigos van de 01 a 06, siempre con dos dígitos. El cero inicial forma parte del código, no es decorativo.
Excel convierte 02 en 2
Si abrís un CSV de facturas en Excel sin precaución, la hoja interpreta 02 como el número 2 y le quita el cero. Lo mismo pasa con los números de identificación largos, que se convierten a notación científica. Cuando eso llega al formulario, el cruce simplemente no calza.
Por eso conviene que cualquier archivo que uses para preparar declaraciones traiga esas columnas como texto y no como número. Es un detalle silencioso: no da error, solo produce datos incorrectos.
Por qué la exactitud importa tanto
El informe D-270 es un cruce de información: Hacienda toma lo que vos reportaste sobre tus proveedores y clientes, y lo compara con lo que ellos reportaron.
Ese cruce se hace por número de identificación. Un dígito equivocado, un cero perdido o un tipo mal asignado y la operación no calza con nadie — queda como un descalce que puede derivar en consultas, a cualquiera de las dos partes.
De dónde salen estos datos
La buena noticia es que no hay que transcribir nada: cada comprobante electrónico ya trae el tipo y el número, tanto del emisor como del receptor. El trabajo manual —copiarlos a una hoja de cálculo— es justamente donde se introducen los errores.
Inbox Factura guarda esos campos tal como vienen en el XML, con su formato exacto, y los exporta como texto para que ni Excel ni ninguna otra herramienta les quite un cero por el camino. Los detalles de ese archivo están en la guía de exportación para el contador.
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