Facturas en dólares: qué tipo de cambio usar

Si le comprás a un proveedor que factura en dólares, o si exportás, vas a manejar comprobantes en moneda extranjera. Las declaraciones ante Hacienda se presentan en colones, así que en algún punto hay que convertir.

La pregunta que importa es cuál tipo de cambio usar — y la respuesta sorprende a mucha gente, porque no es el del día en que declarás.

La regla: el tipo de cambio viene en el comprobante

Cuando un comprobante electrónico se emite en una moneda distinta al colón, el XML incluye obligatoriamente el campo TipoCambio junto al código de moneda. Ese es el valor que corresponde usar.

La lógica es sensata: la operación ocurrió en una fecha concreta, con un valor concreto. Convertirla después a otro tipo de cambio cambiaría el monto de una transacción que ya sucedió.

Cómo se ve en el XML

Dentro del resumen del comprobante aparece algo así:

Si el comprobante está en colones, esos campos pueden venir ausentes o con CRC, y no hay nada que convertir.

El cálculo

Y hay un detalle que se pasa por alto: hay que convertir dos montos, no uno.

El IVA convertido es el que suma a tu crédito fiscal en el D-104. Convertir solo el total y dejar el impuesto en dólares es un error frecuente cuando se lleva a mano.

No es solo el dólar

La regla aplica a cualquier moneda distinta al colón: euros, córdobas nicaragüenses, libras. El código ISO 4217 identifica cuál es, y el mismo campo TipoCambio trae su equivalencia.

Es común en Costa Rica con proveedores de servicios digitales facturando en euros, o con operaciones fronterizas en córdobas.

Facturas de exportación

Si vendés al exterior emitís una Factura Electrónica de Exportación (FEE), que casi siempre va en moneda extranjera y con receptor no domiciliado. Mismo tratamiento: el comprobante lleva su tipo de cambio y ese es el que se usa para convertir. El detalle de cada tipo está en la guía de comprobantes electrónicos.

Errores frecuentes

• Usar el tipo de cambio del día de la declaración en vez del que trae el comprobante. Produce montos que no calzan con lo que reportó la otra parte.
• Convertir el total y olvidar el IVA. Son dos conversiones.
• Aplicar un tipo de cambio único a todo el período. Cada comprobante trae el suyo; si el tipo de cambio se movió durante el mes, cada factura se convierte con el valor que le corresponde.
• Sumar montos de monedas distintas. Sumar dólares con colones sin convertir da un número sin sentido, y es fácil que pase en una hoja de cálculo armada a mano.
• Perder el rastro de la conversión. Si más adelante te preguntan por qué esa factura quedó en cierto monto, conviene poder mostrar el tipo de cambio aplicado.

Cómo mantenerlo ordenado

La conversión es mecánica, pero hacerla a mano factura por factura —dos montos cada una, con un tipo de cambio distinto por comprobante— es justo donde aparecen los errores.

Inbox Factura lee el TipoCambio de cada comprobante al importarlo y guarda tanto el monto original como su equivalente en colones. Los dashboards suman en colones automáticamente, y la exportación incluye ambas columnas — TotalOriginal y TotalCRC, IVAOriginal e IVACRC— junto con el tipo de cambio aplicado, de modo que tu contador puede verificar cada conversión sin reconstruir nada. Los detalles de ese archivo están en la guía de exportación para el contador.